Lựa chọn phần mềm quản lý ! 1 bài toàn đau đầu của chủ nhiều doanh nghiệp Việt

Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp là rất cần thiết đối với những doanh nghiệp vừa và lớn. Vậy nên khi lượng công việc, lượng khách hàng bắt đầu phình to, chủ doanh nghiệp nghĩ ngay đến những giải pháp quản lý hiệu quả. Và phần mềm quản lý doanh nghiệp online là lựa chọn hàng đầu để giải quyết nhu cầu này.

Tuy nhiên, rất khó để có thể sở hữu 1 phần mềm quản lý đúng và đủ nhu cầu.
Đây cũng là lý do khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Có rất nhiều vấn đề và rủi ro khi chọn, hoặc xây dựng cho doanh nghiệp mình 1 phần mềm quản lý hiệu quả.
Những rủi ro khi chọn, xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Sau đây là những vấn đề mà các doanh nghiệp đã gặp phải khi xây dựng và dùng phần mềm quản lý:
- Chủ công ty A, chọn thuê 1 phần mềm quản lý bán hàng dùng 1 thời gian thấy nhiều chức năng không phù hợp, cần nâng cấp thêm nhưng không được. Lúc này không dùng nữa, muốn lấy về data khách hàng, đơn hàng nhưng không được.
- Công ty B thuê 1 team xây dựng phần mềm quản lý, kèm App Mobile, với giá 150tr, thời gian 2 tháng, nhưng gần 2 năm, vẫn chưa có phần mềm để dùng.
- Công ty C thuê 1 phần mềm quản lý công việc, hợp đồng, nhưng không có quản lý dự án, không quản lý khách hàng tiềm năng, chấp nhận bỏ thêm 200tr để xây thêm nhưng không được, đành ngậm ngùi thuê thêm 1 phần mềm khác để quản lý khách hàng tiềm năng và quản lý dự án.
- Công ty D cần 1 phần mềm quản lý đơn giản chỉ gồm 3 module quản lý, nhưng không có phần mềm nào phù hợp, đành ngậm ngùi thuê phần mềm có 8 module quản lý, trong đó 5 module không dùng tới mà vẫn phải trả tiền và lúc nào cũng hiển thị làm rối màn hình. Sau đó, càng dùng thì càng thấy 3 module đang dùng có nhiều chỗ chưa hợp lý mà không điều chỉnh được.
- Công ty E thuê 1 phần mềm quản lý bán hàng, dùng 1 thời gian dài 2 năm, tuy chưa hài lòng nhưng cũng đáp ứng được 80% nhu cầu, gặp phải 1 vấn đề là cảm giác bị nhà cung cấp phần mềm lấy data khách hàng bán ra ngoài, muốn mua luôn phần mềm về tự vận hành để đảm bảo bảo mật, nhưng không được dù chấp nhận chi ra số tiền lớn.
- Công ty F chi ngân sách lớn ra xây dựng 1 phần mềm quản lý, tuy nhiên chưa nghiên cứu kỹ, chưa tham khảo nhiều ý kiến nhân viên nên khi xây dựng xong phần mềm có nhiều chỗ chưa ổn, cần chỉnh sửa, chi phí chỉnh sửa rất cao.

Và rất nhiều trường hợp khác đã xảy ra, cho thấy việc lựa chọn, việc xây dựng 1 phần mềm quản lý hiệu quả là không hề đơn giản. Đó chính là lý do khiến các CEO đau đầu khi xây dựng, chọn mua 1 phần mềm quản lý.

 
Vậy, làm sao để có thể chọn mua, xây dựng 1 phần mềm quản lý tốt?

Những lưu ý để chọn mua, xây dựng 1 phần mềm quản lý hiệu quả:

- Hạn chế thuê những phần mềm giá rẻ không thể chỉnh sửa, nâng cấp.
- Nếu xác định hoạt động lâu dài, nên đầu tư xây dựng 1 phần mềm quản lý theo yêu cầu, gồm những chức năng, nội dung đúng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bạn. Hoặc thuê phần mềm quản lý có thể chỉnh sửa, có thể nâng cấp.
- Nhu cầu quản lý của 1 doanh nghiệp là rất nhiều và phức tạp, nên xây dựng từng module và hoàn thiện, sau đó nâng cấp dần các module khác để các module có thể hoạt động tốt và phát huy hiệu quả quản lý.
 

Các bước để xây dựng phần mềm quản lý hiệu quả:

- Xác định nhu cầu quản lý.
- Xác dịnh các module chính cần xây dựng trước trong phần mềm quản lý.
- Xây dựng quy trình trên giấy.
- Chuyển hoá thành chức năng phần mềm.
- Sử dụng, theo dõi, đánh giá việc quản lý trên phần mềm.
- Hoàn thiện quy trình để quản lý hiệu quả hơn.

Những thông tin này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp hiểu hơn những vấn đề khi chọn thuê, xây dựng phần mềm quản lý, tránh được các rủi ro không đáng có, để có thể sở hữu và sử dụng những phần mềm quản lý hiệu quả.